Hébergement e-mail professionnel

Parfois, oui, et je vous le dirai. Pour un indépendant seul qui reçoit peu d’e-mails et n’a pas besoin d’agenda partagé, la boîte incluse avec l’hébergement du site peut suffire, à condition d’être bien configurée (SPF, DKIM, DMARC) et protégée par un mot de passe solide. Dès que vous êtes plusieurs, que vous voulez une adresse commune, un agenda partagé, plus d’espace ou la double authentification, un service de messagerie dédié devient plus confortable. Attention aussi au jour où le site change d’hébergeur : vos e-mails dépendent des mêmes réglages du domaine, et je vérifie qu’ils ne sautent pas au passage.

Les deux font très bien le travail. Microsoft 365 convient si vous vivez dans Outlook, Word et Excel, et ses boîtes partagées (info@, factures@) ne demandent pas d’abonnement en plus jusqu’à 50 Go ; Google Workspace convient aux équipes déjà habituées à Gmail et au travail dans le navigateur. Si vous tenez avant tout à un hébergeur européen ou à la confidentialité, Infomaniak, OVHcloud ou Proton sont de vraies options. Je regarde vos outils et vos habitudes avant de conseiller, sans marque imposée.

Chez Microsoft 365, les e-mails d’une entreprise belge sont stockés dans l’Union européenne, pas spécifiquement en Belgique, avec quelques transferts limités que Microsoft documente. Google Workspace ne permet de choisir l’Europe qu’à partir de certaines formules ; OVHcloud annonce un stockage en France, Infomaniak en Suisse, un pays que l’Union européenne reconnaît comme offrant une protection adéquate. Dans tous les cas, le fournisseur traite vos données pour votre compte : il vous faut un contrat de sous-traitance RGPD, que les fournisseurs sérieux proposent et que je vous aide à retrouver.

L’objectif est que non, et la méthode est faite pour ça : les nouvelles boîtes sont remplies avant de changer la réception, et l’ancienne reste ouverte et synchronisée quelques jours, le temps que le changement se propage (quelques heures en général, jusqu’à trois jours dans de rares cas). Vous recevez vos e-mails pendant tout ce temps, d’un côté ou de l’autre. Je ne vous promets pas pour autant un « zéro perte » magique : selon la méthode, les très gros messages, les contacts ou les agendas demandent un traitement à part, et je compare avant et après.

Souvent parce que le domaine n’a pas, ou a mal, ses papiers d’identité : SPF, DKIM et DMARC. Gmail exige au minimum SPF ou DKIM de tous les expéditeurs, et les trois de ceux qui envoient plus d’environ 5 000 e-mails par jour vers ses adresses. Le contenu, les liens et la réputation de l’expéditeur jouent aussi, et c’est le fournisseur du destinataire qui décide au final : personne ne peut honnêtement garantir qu’un e-mail n’arrivera jamais en spam. Je mets toutes les chances de votre côté en suivant les rapports DMARC ; et quand ce sont les e-mails de vos clients qui finissent dans vos indésirables, j’ajuste les filtres.

Je le déconseille. Microsoft 365 et Google Workspace limitent le nombre de destinataires par jour et ne sont pas faits pour les envois en masse ; au-delà d’environ 5 000 e-mails par jour vers leurs adresses, Gmail, Yahoo et Outlook.com imposent en plus des règles strictes : SPF, DKIM et DMARC, et chez Gmail et Yahoo un lien de désinscription en un clic. Pour une lettre d’information, je conseille un service spécialisé, branché sur un sous-domaine (par exemple news.votre-societe.be), pour protéger la réputation de votre adresse principale.

Pas tous vos e-mails, mais certains documents, oui. En principe, les factures et pièces liées à la TVA et aux impôts se conservent 10 ans ; un e-mail compte surtout quand il contient une facture, une commande ou un accord dont il est la seule trace. Voyez avec votre comptable ce qui doit être gardé ; je ne donne pas d’avis juridique. De mon côté, je vous explique ce que votre fournisseur conserve vraiment, et j’ajoute une sauvegarde ou un archivage séparé quand c’est utile.

Un e-mail suspect se transfère à suspect@safeonweb.be, puis se supprime ; en entreprise, suivez d’abord votre propre procédure. Si votre boîte a été piratée : changez le mot de passe, activez la double authentification, cherchez les règles de transfert automatique et les filtres inconnus, et prévenez vos contacts, car les fraudeurs s’en servent pour envoyer de fausses factures. Selon le risque pour les personnes concernées, une notification à l’Autorité de protection des données peut être nécessaire dans les 72 heures après la découverte ; dans tous les cas, notez l’incident dans votre registre. Je peux faire ces vérifications avec vous.

Cela peut le devenir : pour un .be, c’est le titulaire enregistré qui détient le droit exclusif d’utiliser le nom, pas forcément celui qui a payé, et le code de transfert n’est envoyé qu’à l’adresse e-mail du titulaire connue de DNS Belgium. Si une ancienne agence s’est enregistrée comme titulaire, il faudra sa collaboration ; si seule l’adresse e-mail est la sienne, vous pouvez demander au bureau d’enregistrement de la remplacer. Et si l’intermédiaire cesse de le renouveler, le domaine peut être résilié, vos e-mails avec, même si vous l’aviez payé. Je vérifie avec vous qui est titulaire et je fais corriger les coordonnées tant que la relation est bonne ; en cas de litige, je ne peux pas promettre de récupérer le domaine.

Pas chez un autre fournisseur : une adresse @skynet.be, @proximus.be ou @telenet.be dépend de votre opérateur internet, et une adresse Gmail reste chez Google. Je reprends vos anciens e-mails et vos contacts dans la nouvelle boîte ; gardez l’ancienne adresse quelque temps, avec une réponse automatique ou un transfert si l’opérateur le permet, le temps de prévenir vos clients. C’est tout l’intérêt d’une adresse à votre nom de domaine : la prochaine fois que vous changerez de fournisseur, elle vous suivra.